人為錯誤
Office 365 是一套極為方便的雲端辦公平台，可讓員工透過不同裝置即時處理文檔。不幸的是，這便利性也容易令員工不小心刪除重要文件，為他們的公司造成嚴重數據損失問題。事實上，調查報告指出在所有數據損失事件中由於人為錯誤引發的佔近三分二。為了預防這種經常發生的意外，公司必須採用適當的備份系統進行實時更新。唯有妥善的備份才能大大減永久數據損失的風險。
惡意攻擊
Cerber 勒索軟件因為對 Office 365 用戶進行了大規模的攻擊在 2016 年 6 月成為頭條新聞。 用戶收到附有受感染附件的網絡釣魚郵件而打開附件，不為意讓勒索軟件在背景啟動並自動加密各種文件，包括重要業務數據。當 Microsoft 採取行動阻止惡意文件散播時，許多用戶已被感染並鎖定數據。 那些有備份的用戶可以以備份的副本重新開始；沒有備份的則不太幸運， 如他們不支付贖金（即使支付也不保證能重獲所有數據），只能任由數據丟失。
服務固障
當 Office 365 的服務可用性低於 99.9％ 時（這表示停機時間約為 31,536 秒、每年 9 小時、或每月少於 1 小時），客戶將有資格獲得服務費用退回。 這個數字似乎可接授，但當與個一般電信級服務的 99.999％ 作比較（目標停機時間約為 315 秒，或每年 5 分鐘），甚至是全球數據中心的 99.99999％ （目標停機時間約為每年 3 秒），Office 365 的可用性是 令人震驚的是。如果你想避免因為服務固障事件帶來的業務損失，你需要一個可靠的備份解決方案。
數據存檔 ≠ 數據備份
Microsoft 為客戶提供了多種付費選項來存檔數據，管理文檔版本，並保留已刪除的項目。高端 Office 365 企業計劃中的訴訟保留功能（Litigation Hold）令很多人誤以為所有郵件項目都可以永久保留。可是，訴訟保留只將用戶的存檔在可恢復項目文件夾中，存儲空間只有 30GB，並且不會保留文件夾結構。 不但恢復程序耗時和複雜，當保留限制或存儲空間超額後，你更可能無法恢復丟失或損壞的數據。 在這種情況下，只有備份可以幫助你恢復數據。
